Så planerar ni en företagsflytt utan driftstopp: tidslinje, ansvar och checklista

Hur långt i förväg ska ni börja planera?

Ett mindre kontor behöver i regel minst tre månader och ett större företag sex månader eller mer. Det som avgör är sällan själva flytten utan allt runt omkring: uppsägningstiden för den gamla lokalen, när den nya lokalen är klar, leveranstider för internet och möbler och hur mycket IT som ska flyttas.

Gör tidplanen baklänges från flyttdagen. Börja med de saker som har längst ledtid och lägg in marginal, eftersom ombyggnader och leveranser ofta drar ut på tiden.

Ansvarsfördelning: vem gör vad?

En företagsflytt behöver en person som äger hela projektet och har mandat att fatta beslut. Utan det hamnar frågor mellan stolarna. Tabellen visar en vanlig fördelning som ni kan anpassa efter företagets storlek.

I små företag kan samma person ha flera roller. Det viktiga är att varje uppgift har ett namn bredvid sig.

Tidslinje vecka för vecka

Tidslinjen nedan utgår från en flytt som planeras ungefär ett halvår i förväg. Har ni kortare tid får ni korta ner stegen, men ordningen är densamma.

26–13 veckor före flytten

• Utse projektansvarig och bestäm budget.
• Kontrollera uppsägningstiden och villkoren för avflyttning i det gamla hyresavtalet.
• Inventera möbler, utrustning och arkiv. Bestäm vad som ska med och vad som ska bort.
• Gå igenom IT-miljön med IT-ansvarig eller leverantör.
• Beställ internet och nätverk till nya lokalen, eftersom leveranstiden kan vara lång.

12–8 veckor före

• Begär offerter från flyttfirmor och boka den ni väljer. Be om besiktning på plats.
• Gör en planritning för nya lokalen med numrerade arbetsplatser och rum.
• Beställ nya möbler om sådana behövs.
• Kontrollera vilken försäkring som gäller för inventarierna under flytten.
• Boka städning av både gamla och nya lokalen.

7–4 veckor före

• Informera personalen om datum, packinstruktioner och vad som händer flyttdagen.
• Informera kunder, leverantörer och andra ni samarbetar med om ny adress och eventuella stängda dagar.
• Planera hur telefoni och e-post fungerar under flyttdagarna.
• Beställ flyttbackar och märketiketter.

3–2 veckor före

• Packa arkiv, förråd och sådant som inte används dagligen.
• Rensa och kassera det som inte ska med.
• Förbered adressändringar så att de kan skickas in när datumet är klart.
• Stäm av med flyttfirman: tider, bärvägar, hiss, parkering och lastkaj.

Sista veckan

• Personalen packar sina arbetsplatser och märker allt enligt planritningen.
• Gör en fullständig säkerhetskopia av data.
• Stäm av med fastighetsägarna om nycklar, passerkort och larm.

Flyttdagen

• Projektansvarig finns på plats i båda lokalerna eller har en ersättare.
• IT kopplas ur i den ordning som planerats.
• Flyttfirman packar, bär, transporterar och monterar enligt ritningen.
• Kontrollera att inget är kvar i den gamla lokalen innan den lämnas.

Första veckan efter

• Testa IT, telefoni och skrivare innan personalen börjar arbeta.
• Samla in synpunkter och skador och anmäl skador till flyttfirman skriftligt och snabbt.
• Slutstäda och lämna över den gamla lokalen.

IT-flytten steg för steg: så undviker ni driftstopp

IT-flytten bör planeras först eftersom den har flest beroenden. Ett avbrott i internet eller servrar stoppar hela verksamheten, medan en möbel som kommer fel bara är ett irritationsmoment.

1. Kartlägg all utrustning: servrar, nätverk, datorer, skärmar, skrivare, telefoni och larm.
2. Säkerhetskopiera och kontrollera att säkerhetskopian går att läsa.
3. Förbered nya lokalen: internet, nätverksuttag, el och eventuellt serverrum ska vara klart innan flyttdagen.
4. Märk varje enhet och kabel med arbetsplats och rum.
5. Flytta i rätt ordning: nätverk och servrar först, därefter arbetsplatserna.
6. Testa innan personalen kommer tillbaka, och ha IT-support på plats första dagen.

Molntjänster minskar beroendet av lokala servrar, men internet i nya lokalen måste fortfarande fungera från första dagen.

Arkiv och dokument

Bokföringsmaterial ska enligt bokföringslagen bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och förvaras i Sverige på ett betryggande och överskådligt sätt. Packa arkivet i märkta, stängda backar, för en förteckning över vad som finns i varje back och bestäm vem som tar emot det i nya lokalen. Rensa gärna bort sådant som inte längre måste sparas innan flytten.

Kommunikation med personal och kunder

Tydlig information minskar oro och frågor. Personalen behöver veta tre saker: när flytten sker, vad de själva ska göra och hur den första dagen i nya lokalen ser ut. Skicka en skriftlig packinstruktion och ordna gärna en visning av nya lokalen.

Kunder och leverantörer behöver ny adress, datum och information om eventuella dagar då ni har begränsad service. Uppdatera webbplatsen, e-postsignaturer, fakturamallar och kartor och söktjänster där företaget syns.

Adressändring för företaget

Ett aktiebolag eller handelsbolag ändrar sin adress hos Bolagsverket. Skatteverket hänvisar dit och skriver att den som vill göra en adressändring för till exempel ett handelsbolag eller aktiebolag ska vända sig till Bolagsverket. Glöm inte heller:

• Bank och betaltjänster
• Försäkringsbolag
• Leverantörer, hyresavtal och serviceavtal
• Webbplats, fakturor och offerter
• Kartor och söktjänster

Vanliga misstag vid företagsflytt

Många problem vid en företagsflytt beror på att något kom för sent i planeringen, inte på själva flyttdagen.

1. Internet beställs för sent. Utan fungerande uppkoppling i nya lokalen kan ingen arbeta, oavsett hur bra flytten gick.
2. Inventeringen är ofullständig. Glömda förråd, arkiv och tunga föremål ger tillägg på flyttdagen.
3. Offerterna bygger på olika underlag. Då går priserna inte att jämföra, och offerten med lägst pris kan bli dyrast i slutändan.
4. Ingen äger projektet. När ansvaret är delat mellan många fattas besluten för sent.
5. Personalen får informationen sent. Det skapar oro och gör att packningen inte blir klar.
6. Avtalet är otydligt om ansvar. Utan skriftliga villkor är det svårt att få ersättning om något skadas.
7. Den gamla lokalen glöms bort. Slutstädning, nycklar och avflyttningsbesiktning behöver också planeras.

Checklista för företagsflytten

• Projektansvarig utsedd och budget fastställd
• Uppsägningstid i gamla hyresavtalet kontrollerad
• Inventering klar: vad ska med och vad ska bort
• Internet och nätverk beställt till nya lokalen
• Offerter jämförda och flyttfirma bokad, med skriftligt avtal
• Ansvar och försäkring för inventarierna under flytten klarlagt
• Planritning med numrerade arbetsplatser klar
• Personal, kunder och leverantörer informerade
• Säkerhetskopia tagen och kontrollerad
• Arkiv packat och förtecknat
• Tunga föremål som kassaskåp anmälda till flyttfirman
• Städning av gamla och nya lokalen bokad
• Adress ändrad hos Bolagsverket och övriga mottagare
• IT testad innan första arbetsdagen

Avtalet med flyttfirman är extra viktigt för företag, eftersom Bohag 2010 bara gäller flyttuppdrag åt konsumenter. Villkoren undantar dessutom uttryckligen skada eller förlust i näringsverksamhet från firmans ersättningsansvar. Vad ni ska kontrollera i offerten och avtalet beskriver vi på sidan om företagsflytt. Ska tunga föremål som kassaskåp med, läs om specialflytt. Behöver ni förvara möbler en period finns mer i guiden om magasinering vid flytt, och slutstädningen av lokalen går igenom i checklistan för kontorsstädning.