Checklista för kontorsstädning: löpande städning och utflytt ur lokalen

Vad ingår i kontorsstädning?

Kontorsstädning är städning av arbetslokaler: arbetsplatser, mötesrum, kök, toaletter, entré och golv. Den löpande städningen görs efter ett schema. När ni lämnar lokalen görs en mer grundlig slutstädning, ungefär som en flyttstädning av en bostad.

Vad som ingår bestäms helt av avtalet med städfirman. Därför fungerar en checklista bäst som kravspecifikation: ni skriver ner vad som ska göras och hur ofta, och firmorna lämnar pris på samma underlag.

Checklista för löpande kontorsstädning

Intervallen nedan är förslag. Anpassa dem efter hur många som arbetar på plats och hur lokalen används.

Varje arbetsdag eller efter behov

• Tömma papperskorgar och källsortering, byta påsar.
• Torka av bänkar, bord och diskbänk i köket.
• Rengöra kaffemaskin, mikrovågsugn och vattenkokare utvändigt.
• Städa toaletter: toalettstol, handfat, spegel, golv.
• Fylla på tvål, papper och handdukar.
• Torka av handtag, strömbrytare och andra kontaktytor.
• Torka entrégolvet och skaka eller dammsuga entrémattor.

Varje vecka

• Dammsuga och våttorka alla golv.
• Torka av skrivbord som är tömda, samt skärmfötter och telefoner.
• Rengöra mötesrum: bord, stolar, whiteboard.
• Torka av kylskåpets utsida och rensa bort gammal mat enligt överenskommelse.
• Torka glasdörrar och glasväggar i höjd med händer.
• Dammtorka fönsterbänkar och hyllor.

Varje månad

• Rengöra kylskåp och mikrovågsugn invändigt.
• Dammtorka lampor, ventiler och lister.
• Torka av kontorsstolar och dammsuga textilstolar.
• Avkalka kranar och duschar om lokalen har dusch.
• Rengöra papperskorgar och sorteringskärl invändigt.

Några gånger per år

• Fönsterputs.
• Golvvård, till exempel skurning och polering av hårda golv eller rengöring av textilgolv.
• Rengöring av element, högt sittande ytor och ovansidan av skåp.
• Tvätt av textilier som gardiner och soffor.

Checklista när ni flyttar ur lokalen

En slutstädning av en lokal görs när den är tömd på möbler och utrustning. Kontrollera först vad hyresavtalet för lokalen säger om lokalens skick vid avflyttning och om fastighetsägaren gör en besiktning.

• Lokalen tömd på möbler, kartonger, kablar och skyltar.
• Alla golv dammsugna och våttorkade, även under där möbler stått.
• Väggar fria från tejp, häftmassa och märken.
• Kök: kyl, frys, diskmaskin, ugn och mikro rengjorda invändigt och kylen avfrostad.
• Skåp och lådor ut- och invändigt.
• Toaletter och eventuella duschar grundligt rengjorda och avkalkade.
• Fönster, fönsterbänkar, element och lister rengjorda.
• Ventiler och armaturer dammtorkade.
• Förråd, arkivrum och serverrum tömda och sopade.
• Nycklar, passerkort och larmkoder återlämnade enligt avtal.

Innan ni flyttar in i den nya lokalen

Den nya lokalen kan vara nyrenoverad eller ha stått tom, och då behöver den städas innan möbler och personal kommer på plats. Är lokalen nybyggd eller ombyggd är det byggstädning, som kräver mer än en vanlig kontorsstädning.

• Damm från byggarbeten borttaget från golv, fönsterbänkar, lister och ventiler.
• Kök och toaletter rengjorda och klara att använda.
• Skåp och förråd torkade ut- och invändigt.
• Fönster putsade.
• Golv rengjorda med metod som passar golvtypen.

Checklistan för bostäder har fler detaljer om kök och badrum. Se checklistan för flyttstädning.

Vad brukar inte ingå i kontorsstädning?

Det som ofta prissätts separat är moment som kräver särskild utrustning eller görs sällan. Fråga firman om de här posterna om ni behöver dem:

• Fönsterputs, särskilt utvändigt och på hög höjd.
• Golvvård som maskinskurning, polering eller djuprengöring av mattor.
• Förbrukningsmaterial som papper och tvål. Vissa firmor levererar, andra fyller bara på det ni köper.
• Rengöring av datorer och annan IT-utrustning.
• Bortforsling av möbler och grovavfall.

Moms och RUT när ett företag köper städning

Ett företag kan inte få RUT. Rutavdraget är en skattereduktion för privatpersoner och gäller arbete i eller nära den egna bostaden.

Städtjänster har normalskattesatsen 25 procent moms. Bedriver ni momspliktig verksamhet får ni enligt Skatteverket oftast dra av hela momsen på inköp till verksamheten. Säljer ni varor eller tjänster utan moms får ni normalt inte dra av momsen. Används tjänsten i både momspliktig verksamhet och verksamhet utan moms får ni bara dra av den del av momsen som hör till den momspliktiga delen.

Så jämför ni offerter på kontorsstädning

Be alla firmor lämna pris på samma kravspecifikation, annars går offerterna inte att jämföra. Skicka med:

1. Lokalens yta, antal rum, toaletter, kök och våningsplan.
2. Checklistan med de moment och intervall ni vill ha.
3. Önskade tider, till exempel före eller efter kontorstid, samt hur nycklar och larm hanteras.
4. Om firman ska stå för förbrukningsmaterial och städmedel.

Kontrollera sedan i offerterna:

• Pris: fast månadspris eller timpris, och om moms ingår.
• Avtalstid och uppsägning: hur länge avtalet löper och hur ni säger upp det.
• Uppföljning: hur ni anmäler brister och hur snabbt firman åtgärdar dem.
• F-skatt: saknar firman F-skatt ska ni enligt Skatteverket göra skatteavdrag på ersättningen, och i vissa fall betala arbetsgivaravgifter.
• Försäkring: fråga vilken ansvarsförsäkring firman har om något skadas.

Konsumenttjänstlagen gäller bara när en konsument, alltså en privatperson, köper en tjänst. När ett företag köper städning är det avtalet som styr. Skriv därför in vad som ska hända vid brister, till exempel att firman gör om städningen inom ett visst antal dagar.

Använd gärna checklistan även efter att avtalet är klart. Gå igenom lokalen tillsammans med firman efter de första veckorna och stäm av punkt för punkt. Det är enklare att justera schemat tidigt än att låta brister bli en vana.

Kontorsstädning när ni flyttar

Ska ni byta lokal kan det vara smidigt att boka slutstädningen av den gamla lokalen och första städningen av den nya samtidigt som flytten. Hur en flytt av kontoret går till beskriver vi på sidan om företagsflytt, och i guiden om att planera en företagsflytt finns en tidslinje där städningen är ett av stegen.