Företagsflytt: så flyttar ni kontoret med rätt avtal och offert

Vad ingår i en företagsflytt?

En företagsflytt omfattar allt arbete med att få verksamhetens inventarier från den gamla lokalen till den nya och i ordning där. Vad som ingår i just ert uppdrag bestäms av offerten, men de här delarna brukar flyttfirmor erbjuda:

• Besiktning av lokalerna före offerten, för att bedöma volym, bärvägar, hiss och lastmöjligheter.
• Packning och märkning av arbetsplatser, arkiv och gemensamma utrymmen, ofta med flyttbackar som hyrs ut under flytten.
• Demontering och montering av skrivbord, hyllor, skåp och mötesmöbler.
• Hantering av IT-utrustning, alltså nedkoppling, emballering och transport av datorer, skärmar och skrivare. Inkoppling i nya lokalen kan ingå eller vara ett tillval.
• Transport med lämpliga fordon och lyfthjälpmedel.
• Tunga lyft som kassaskåp, arkivskåp eller maskiner, ibland med specialutrustning.
• Magasinering om den nya lokalen inte är klar.
• Bortforsling och återvinning av möbler som inte ska följa med.
• Slutstädning av den gamla lokalen, ofta via en städfirma.

Vad kostar en företagsflytt?

Priset på en företagsflytt bestäms av mängden gods, hur lätt det är att bära ut och in och hur mycket som ska packas och monteras. Vi har inga publicerade prisuppgifter för företagsflyttar som vi kan hänvisa till, så be om offerter på samma underlag och jämför dem.

Det här påverkar priset mest:

• Antal arbetsplatser och volym av möbler, arkiv och utrustning
• Våningsplan, hiss, lastkaj och avstånd från bil till dörr
• Om firman ska packa åt er eller om personalen packar själv
• Montering, IT-hantering och tunga föremål
• Arbetstid: kvällar och helger kan kosta mer

Företag kan inte få rutavdrag. RUT är en skattereduktion för privatpersoner. En flytt inom Sverige är en godstransport och har därför 25 procent moms. Bedriver ni momspliktig verksamhet får ni enligt Skatteverket oftast dra av momsen på inköp till verksamheten.

Litet kontor eller stor verksamhet?

Ett litet kontor med några arbetsplatser liknar ofta en vanlig flytt, och då räcker det att beskriva uppdraget noggrant i förfrågan. En större verksamhet behöver i regel besiktning på plats, en flyttledare från firman och en plan för vilka avdelningar som flyttas när. Ju större flytten är, desto viktigare blir det att offerterna bygger på samma inventering.

Planering och tidslinje i korthet

En företagsflytt behöver planeras flera månader i förväg, eftersom uppsägning av den gamla lokalen, IT och offerter tar tid. Tabellen visar en förenklad tidslinje. En utförlig version med ansvarsfördelning finns i guiden om att planera en företagsflytt.

IT, arkiv och möbler

De tre delarna har olika risker och bör planeras var för sig.

IT-utrustning

IT är den del av flytten som kan stoppa hela verksamheten. Säkerhetskopiera all data innan något kopplas ur, se till att internet fungerar i den nya lokalen före flyttdagen och fråga flyttfirman vem som ansvarar för emballering och inkoppling. Tidplan och ansvar steg för steg finns i guiden så planerar ni IT-flytten utan driftstopp.

Arkiv

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i Sverige och i ordnat skick. Planera därför hur arkivet packas och var det står under flytten, och använd gärna låsta flyttbackar för handlingar med personuppgifter eller affärshemligheter.

Möbler och inredning

Inventera vad som ska följa med och vad som ska säljas, skänkas eller återvinnas innan ni begär offerter. Det minskar volymen och gör offerterna mer exakta. Skrivbord och hyllor som behöver monteras isär bör stå med i offerten. Tunga föremål som kassaskåp eller stora arkivskåp kräver ofta en specialflytt.

Offert och avtal: det här gäller för företag

För företag finns inga konsumentvillkor som skyddar er automatiskt. Bohag 2010 är branschvillkor som enligt punkt 1 bara gäller mellan en konsument och en flyttfirma. Villkoren säger dessutom uttryckligen att ersättningsskyldigheten inte omfattar skada eller förlust i näringsverksamhet. Därför är avtalet viktigt.

Kontrollera det här innan ni skriver på:

1. Omfattning: exakt vad som ingår, med datum, tider, adresser och antal personer.
2. Pris: fast pris eller timpris, vad som räknas som tillägg och om moms ingår.
3. Villkor och ansvar: be firman ange vilka allmänna villkor den använder och vilken ansvarsbegränsning som gäller per skada och totalt. Jämför med värdet på er utrustning.
4. Försäkring: fråga vilken ansvarsförsäkring firman har och om ni behöver teckna en egen transportförsäkring.
5. Avbokning och ändringar: vad det kostar att flytta eller avboka datumet.
6. F-skatt: saknar firman F-skatt ska ni enligt Skatteverket göra skatteavdrag med 30 procent på ersättningen, och är utföraren en fysisk person ska ni även betala arbetsgivaravgifter.
7. Trafiktillstånd: Konsumentverket skriver att flyttfirman enligt lag ska ha yrkestrafiktillstånd. Det kan ni kontrollera i Transportstyrelsens e-tjänst.

Fler kontrollpunkter finns i guiden om att välja flyttfirma.

Så begär ni offert på en företagsflytt

Ju mer exakt underlaget är, desto bättre går offerterna att jämföra. Ta med det här i förfrågan:

• Nuvarande och ny adress, våningsplan, hiss och lastmöjligheter
• Lokalens storlek och antal arbetsplatser
• Ungefärlig mängd möbler, arkiv och utrustning, gärna med en inventarielista
• Önskat datum och om flytten måste ske på kvällar eller helger
• Om firman ska packa, montera och hantera IT
• Tunga eller ömtåliga föremål
• Behov av magasinering, bortforsling och städning

Be gärna om en besiktning på plats. Den gör priset säkrare och minskar risken för tillägg på flyttdagen.

Kontorsstädning vid flytten

Den gamla lokalen behöver ofta lämnas städad enligt hyresavtalet, och den nya behöver städas innan personalen flyttar in. Boka städningen samtidigt som flytten så att tiderna passar ihop. I checklistan för kontorsstädning finns en lista för slutstädning av en lokal som ni kan skicka med i offertförfrågan.